“小さな組織が大きな仕事をつくる”のに最適な『武器』の一つがEvernoteです。
Evernoteのユーザー事例を不定期で配信する、その名も「Evernote and Me」。
今回は、九州IT&ITS利活用推進協議会（QPITS）の渋谷健 事務局長です。
渋谷さんとは、元々わたしが経産省でクールジャパン推進の仕事をしていたときに接点がありました。先日、Evernoteを使ってユニークな取り組みをされていることをQPITSのブログで知り、「話を聴かせて！」とばかりにアポをとらせていただきました。
QPITSとは、ITS（高度交通システム）、IT（情報技術）を活用し、現実社会のイノベーション創出を目指す、産官学民連携コンソーシアムのこと。う〜ん、むずかしいですね…。平たくいえば、テクノロジーを活用して住みやすいまちづくりと地域活性のための仕組みをつくっていこうという団体です。
以下は、渋谷さんのプロフィール。かつてアクセンチュアでのコンサル経験のほか、地図で知られるゼンリンで経営戦略室マネージャーをされていたことも。
渋谷 健（しぶや たけし）
九州IT&ITS利活用推進協議会 事務局長1979年生まれ。外資系コンサルティング会社、ベンチャー（経営コンサルティング）、上場企業（情報サービス）経営戦略・事業開発部門を経て、2013年に九州IT&ITS利活用推進協議会（QPITS）を設立し事務局次長に就任。ビッグデータ／スマートシティ関連のビジネス・コンサルティング、MITが開発したU理論に基づくファシリテーション／ワークショップ等を企業・自治体等に提供している。他、オープンデータ普及団体のLODチャレンジ九州支部長としての活動や、災害サバイバルスキル育成プログラムのProject72普及活動を行う。
大学生がEvernoteに店舗情報を記録、オープンデータ化・地図化
冒頭のユニークな取り組みというのは、『まちかどギルド』というプロジェクトの一環で、小倉駅近辺の面白い店を発掘して地図をつくろうというもの。ここにEvernoteを絡ませています。
実際のお店さがしをプロジェクトに賛同した北九州の大学生らが担います。彼らの手にはスマホ。そう、街中で面白い店を見つけたら、その場でEvernoteに記録していきます。
流れをまとめると、
① 大学生らがスマホを持ってお店を見つける
② Evernoteで写真を撮りコメントやタグなどを付ける
③ 共有のノートブックに保存する（実際の共有ノートブック）
④ Evernoteのデータをエクスポートし、データ整理
⑤ オープンデータ化して地図上にお店をマッピング
マップ化した画面がこれ。成果物のひとつです。
理研が開発したLinkdata.orgを使ってオープンデータ化・地図化しています。スマホなのでノート作成時に位置情報までもが付帯データとして自動的に記録されるわけです。
こちらはテーブルデータ。項目ごとに店舗情報が整理されてあります。このデータを元に地図情報が生成されます。なるほど、こんな風になっているんですね。写真URLは、Evernoteの共有URLリンクです。
Evernoteだけで完結しない活用。今後社会的課題の解決にも
今回の取り組みは、『まちかどギルド』のトライアル的な活動として、まちづくりに関心のある学生と恊働で実施されました。渋谷さんはブログでこのようにふりかえっています。
フリーのソフトを使っている分、情報の精度や作業効率は改善の余地が多分にあったというところです。 「まちかどギルド」自体はこうした、実証実験の手前のちょっとした調査にも活用できそうです。 個人的には、この地図作りは遊びの要素をもっと入れて継続したいですね。 いずれにしても、地域とつながっていると、いろんなことができる可能性があるのだと、感じることが出来たイベントでした。
Evernoteでデータを吐き出すという操作自体、私自身はバックアップのときくらいしかやったことはありませんでした。オープンデータ化作業で、多少の手間は要するものの（データ整理など）、多少の技術的スキルがあれば「オープン化すれば◯◯が実現できるかも？」という新たな発想がいくらでもできますね。
Evernoteだけで完結するのであれば、その使い方の発想レンジにも上限がみえてきそうですが、他の技術と組み合わせることで、その範囲がさらに広がるわけです。広がった先を渋谷さんは常にイメージされています。
プログラムやシステムにはさほど明るくない私ですが、今後Evernoteを絡めた取り組みが、地域活性化やまちづくりといった社会的課題の解決にも一役買いそうな期待感を持ちました。
Evernoteは議事録メイン。予めテンプレートを作っておく
さて、渋谷さんご自身のEvernoteの使い方について。
もっとも頻繁に使っているのが打合せや会議での議事録だそうです。
実際にみせていただいたのですが、会議の情報がモレなく記録されていました。議事録に記載する項目をあらかじめ表形式でフォーマット化し、テンプレートとして標準化されていました。
なぜそこまで議事録にこだわるのか？
理由はふたつ。
ひとつは、情報の整理のため。なにか情報にモレがあれば、話し合ったことに整合性がなくなり、後戻りしてもう一度合意をとらないといけないことになります。これは互いに時間のロスです。
ふたつ目は、エビデンス、いわゆる「合意しましたよね」という証拠としての記録を残しておくため。これはよくある言った言わないといった後々発生しうるトラブルを回避することになります。
「Evernoteは作成（または更新）順に時系列にアーカイブ化され、管理がしやすいです。メンバーとの共有方法も、共有URLをメールで送ったり、ノートをPDFに変換して添付送信したりと相手に合わせて行っています」（渋谷さん）
渋谷さんはかつてアクセンチュアという外資系コンサルティングファームにいらしたことからも、議事録がいかに重要かがうかがい知れます。その課題をEvernoteががっちりとサポートしているようです。
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