【図解】紙よ、さらば!2015年にも領収書の電子保管OKに!「ScanSnap⇒Evernote」の合せ技で決まり

ゾエ (Yuki Kawazoe) 
【図解】紙よ、さらば!2015年にも領収書の電子保管OKに!「ScanSnap⇒Evernote」の合せ技で決まり

“小さな組織が大きな仕事をつくる”のに最適な『武器』の一つがEvernoteです。

11/5の日経に出ていましたが、領収書の電子保管がいよいよ現実味を帯びてきました。2015年にも規制緩和される見通しです。

現在は原則7年間の保管義務

現行では、税務調査の証拠となる領収書や契約書の原本を原則7年間保管義務があります。3万円以上の場合に紙のまま保管しないといけませんでしたが、緩和後はスキャナーで読み取って画像データを保存すれば原本を捨てられるようになります。
【関連】領収書の電子保管、企業に認める 税務規制を緩和 15年にも、コスト削減に追い風|日経新聞

[図解] 現状と規制緩和後

これでわずらわしかった紙での保管から解放されそうですね。「スキャン⇒電子保管」の一連の作業も簡単、「ScanSnap⇒Evernote」でOKです。現状と緩和後(2015年にも)を図解しました。

【図解】紙よ、さらば!2015年にも領収書の電子保管OKに!「ScanSnap⇒Evernote」の合せ技で決まり

[注意点] 2014年までの紙は要保管

来年にも完全に電子保存が認められることになれば、これまで認められていなかった分の貯まった紙レシートを電子化するのにもScanSnapが活躍しそう。と、思いきや2014年までの分は数年間は紙で保管しておかないといけないとのこと。

これは注意点でもあるのですが、今後数年間、今年の分までの領収書を紙でとっておかなくてはいけません。遡及立法が禁止されているというのもありますが、この分野に関しては、例外規定で、過去のものの電子保存も認めてもらいたいものですね。 (引用:経営ハッカー

あくまで規制緩和される年から電子保存が認められることになります。机の引き出しやオフィスの棚の中に眠っている書類を一気にスキャンして、バッサリ捨てる!ことはできなさそうです。一部の物理的な制約はまだ続く…。

最新のおすすめScanSnap

というわけで近いうちに電子保管のためのスキャナーを導入準備をしましょう。おすすめはScanSnap、「ドキュメントスキャナーといえば、ScanSnap」と言っても過言ではない不動の人気ぶりです。

選ぶとすれば、下の2つでしょうか。外出が多い社長は普段「持ち運び用」を使い、ほかの社員には部署ごとに「据え置きタイプ」を使わせる、そんな会社もあります。価格もそれぞれ2万円、4万円程度です。(※)2014年11月8日時点

【持ち運びタイプ】
わずか400gと軽量。Wi-Fi対応、バッテリー搭載でカバンの中に入れて持ち運びに便利です。

【据え置きタイプ】
安定人気のスタンダードなモデル。オフィス内に置いて複数人で使用するといった使い方も。

もうひとつ、Evernoteマーケットでしか買えない「Evernote Edition」もあります。49,800円、なかなかいい価格ですが、とてもカシコいスキャナーです。私も愛用しています。

Evernote Businessだと権限管理も

Evernoteは、ビジネス版の「Evernote Business」がよいかもしれません。個人のプライベートアカウントと会社の情報を別にできます。「領収書」「契約書」といったノートブックを作成し、経理メンバーと社長のみが、保存編集できる権限にすることも可能です。私もBusinessユーザーです。

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