手戻りをゼロにしてストレスを無くすための3つの工夫

手戻りをゼロにしてストレスを無くすための3つの工夫

カワゾエです。

僕はふだん「はたらくを軽く」を旗印に、広報/PR系アドバイザーをやってます。行動指針は「サムライ」。身を軽くして思考をシンプルにするためです。

仕事はコミュニケーションで成り立っています。

でもやりとりをする中で、

  • なかなか相手にこちらの意図が伝わらない
  • 少しズレた解釈をされてしまった
  • 相手が嫌いなのでそもそもやりとりしたくない

など、まあいろいろあると思います。

とくにメールやチャットであれば、ちょっとした言葉づかいや言葉のチョイス次第で傷口が大きくなることも。

相手に合わせた工夫

でも、仮に相手がITや国語のリテラシーが高くなかったり、相手が嫌いであっても一応仕事ですので、当たり前ですが商慣習として“ちゃんと”しないといけません。

その“ちゃんと”するの定義ですが、人によってばらつきがあります。

僕の場合は、いかに「手戻りを無くすか」に一点集中しています。

つまり、相手のリテラシーに合わせた工夫をするということです。

 

たとえば、

  1. 冒頭に数字を入れる
  2. 5W2Hを盛り込む
  3. 文章だけでなく、注釈を入れたイメージで補足する

です。

 

具体的には、

❶だと、メールの件名を「確認事項が3点あります」「5/2までにご回答ください」とか、

❷だと、「いつ・どこで・なにを・だれが・どのように…」を盛り込むとか、

❸だと、画像に注釈や矢印を入れて視覚的に伝えるとか

です。

視覚的に伝える

ちなみに❸のとき僕は「Skicth(スキッチ)」をよく使っています。

下記は実際の例ですが、Freeeという会計サービスで確定申告の書類をどの画面から作成すればよいかを示しました(作成時間30秒)。

で、この画像をURL化して相手にメールで送るのですが、テキストで伝えるよりも画像の方が情報量が多い上、直感的にわかりやすく、理解されやすいです。

手戻り発生=ストレス発生

たまにこんなふうに言われることもあります。

「わざわざめんどくさい!」

そうですね、めんどうかもしれませんが、ある程度パターン化されているし、もう慣れました。

それよりも、

  • コミュニケーションを手を抜いたり
  • ちょっとした配慮にかけていたり

することで発生する「手戻り」がイヤなのです。

なぜかと言うと、

  1. 手戻りが発生すると、
  2. 手数が増えて、
  3. 余計な時間がかかり、
  4. ストレスになる

からです。

相手も“ちゃんと”してくれる

もう一つ言うと、トラブル回避にもなります。

たとえば、こちらが上に示したような「注釈入りの画像」を添えて連絡をすることで、

「ここまで丁寧な内容で連絡してもらっているので、無碍な対応はできない。」

と相手に思わせることができ、相手も“ちゃんと”してくれます(たいていは)。

まあ、相手は「丁寧」ととらえていますが、ちょっとした工夫をしたままでです(しかも作成時間はたった30秒)。

手戻りがなくなればストレスもなくなる

相手に対してだれでも画一的な対応をしていると、やっぱり相手のリテラシーの有無によって、いずれ自分にしっぺ返しがきます。

でもなにより「手戻りがない=相手に伝わった」ってことですから、それだけ仕事がサクサク進みますよね。

手戻りがない仕事は、ストレスが少ないです。そのための努力と工夫は惜しません!



はたらくを軽くしよう。

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