「多様なメンバーとの仕事が増えた分、資料も増える」という課題への対処法

ゾエ (Yuki Kawazoe) 

“小さな組織が大きな仕事をつくる”のに最適な『武器』の一つがEvernoteです。

異業種の業界の方、行政や大学関係者、NPOなど多様な方々と一緒にチームを組んで仕事を行う機会が増えてきました。

とくに最初のキックオフ会議のときは互いの会社・団体概要などの資料を持ち寄って自己紹介することが多いです。ときに十数枚になることも。もちろん、たいてい紙ベース。

初対面の方などには「あとでデータで送ってくれますか?」と言いづらいところがありますので、いただいた資料をそのまま受け取ります。

それらの資料は、相手のことを知る意味では必要な情報です。
でもかさばる。何かとまぎれてどこに行ったかわからなることも。いちいち気にしないといけません。

どうするか?

簡単な話で、データ化してクラウド保存です。

① まず、ScanSnapでスキャンしてPDFにしましょう。

② 保存先をEvernoteにしておけば自動的に保存されます。私はこんな感じで整理しています。

Evernoteプレミアムアカウントであれば、PDF内に書かれている文字も検索対象となりますので、ググるように検索してひっぱりだすことができます。

プロジェクトメンバー全員がEvernoteを使っている場合は、共有ノートブックを作ってその中に資料をデータ化したファイルを入れて管理するようにしています。

会議の議事録も同じです。各人がバラバラに資料を管理するのではなく、Evernoteですっきりと一元管理するわけです。

必要なときに必要な情報をすぐに取り出せる状態にしておくだけでも、時間ロスを防ぎ、物理的なストレスも減ります。

なにより私たちはプロジェクトそのものにより時間を投下すべきです。本来の目的はそこにあります。小さなことかもしれませんが、長期的なプロジェクトほど効果を実感できます。



はたらくを軽くしよう!

このブログは、Evernoteでネタを貯め、MindMeisterでアイデアを体系化・整理しています。