《私のNGフレーズ集》「お世話になります」「お忙しいところ」「バタバタで」

《私のNGフレーズ集》「お世話になります」「お忙しいところ」「バタバタで」

(ヨドバシカメラ秋葉原店前のベンチで休憩)

ivcon
川添(@kawazoezoe)です。

仕事における主なコミュニケーション手段として、メールやメッセンジャーがあります。

私はなるべく早く端的に相手に送るために、原則3行で書くようにしています。

3行ですので、余分なフレーズや言い回しは書かないようにしていますし、また自分の中でNG的なフレーズも文字にしないよう心がけています。

どんなものがあるか?

3つほど挙げます。

NGフレーズ

「お世話になります。」

もはや常套文句ですね。

一番最初に考案した人にその意図をたずねてみたいところですが、やめておきます。

ビジネスの慣例に明るくない入社したての新入社員がメールでこのフレーズを使うのは、新社会人としての通過儀礼とわかるので違和感ないのですが、、、。

「お忙しいところ、」

これの後に続くのはおそらく、「申し訳ありませんがよろしくお願いいたします。」でしょうか。

相手への配慮の意味も込めて、従来からよく使われていますが、時間で仕事の成果がはかられるようになった21世紀では、ちょっと受け取り方が変わってくるのかもしれません。

別に忙しくなくても成果を出している人はいますので。むしろ、忙しくしている人ほど仕事ができないという烙印を押される、今はそんな風潮すらあります。

「バタバタとしていまして、」

これの後に続くのはおそらく、「ご連絡が遅くなりました。」でしょうか。

これも相手によっては、あまりよい気分にならない人もいます。なぜなら「そのバタバタってあなた都合でしょ。しかも私への連絡はバタバタよりも優先度が低かったってことじゃないの」と捉えられるからです。

良かれと思い、へりくだって使ったフレーズのつもりが、自分の評価を落としかねません。

重視すべきは「タイミングと頻度」

もっともファーストコンタクトでは、最低限の礼儀として文面には丁寧さをともなう方がよいかと思いますが、それ以降は基本3行です。

ダラダラとした文量よりも、たとえ3行であっても「しかるべきタイミングと頻度」を重視したほうがよいです。

なぜなら、今や送り手も受けてもスマホというツールを常備している環境ができているためです。

ほかに念頭におくべきこと2点。

さして意味のないお飾りフレーズを、相手のスマホの画面内に表示させてしまって軽微でもストレスを与えないようにするという「配慮」と、メールがごちゃつくことによる相互の認識のズレやモレを起こさなくするための「リスクヘッジ」です。

「こうあるべき」という妄想

現在は、「こうあるべき」という妄想に意味もなく囚われている人たちが多いです。

先日も書きましたが、必ずしも「プレゼン作成ツール=パワポ」ではありません。みんなパワポの呪縛にとりつかれすぎです。

パワーポイントの呪縛を解き放て!必ずしも「プレゼン作成ツール=パワポ」ではない

もっと自己の働く環境を客観視して、解放してやることでもっと働きやすくなりますし、それが結果的に質の良いサービスの提供につながります。

解放することでクレームを言ってくる顧客がいれば、むしろそれは一つのスクリーニングにもなりえると考えたほうがよいです。

 

(↓)普段一緒に仕事している安藤さんの著書。呪縛を解きたい人におすすめです。

このブログは、Evernoteでネタを貯め、MindMeisterでアイデアを体系化・整理しています。