「今からどうですか?」からはじまる打合せが最も生産的

ゾエ (Yuki Kawazoe) 

「打合せですが、来週の水か木曜あたりはどうですか?なんなら今からでも大丈夫ですが」

その瞬間、”フロー状態”に

もし相手がOKである場合、その打合せは生産性が高い。翌週の水曜日よりも高い。

なぜか?

「今から?ヨッシャー、わかった、いいよ」。

その瞬間、”フロー状態”になる。つまり、没入感と楽しい感覚がわきおこる。準備も道半ばにして、即興的に打合せがはじまる。

相手も「いいよ」と言った手前、やらざるをえないし、それはそうと全神経を集中させようとする。当意即妙な打合せは、JAZZを聴いているときの心地よさに似ていて、打合せにもリズム感が出てくる。

僕の地元のクライアントだと、ノリのいい博多気質も手伝って打合せもスムーズに運ぶ。

メールで打診はダメ

即興的打合せは、スピードを上げムダな議論が減るという効果をもたらす。

翌週だと情報の鮮度も落ちる。一度気持ちがリセットされる。「ヨッシャー!」が「どっこいしょ」になり、やや腰が重くなる。即興のよさが損なわれてしまう。

それと、打診はメールではダメ。SNSやメッセンジャーでリアルタイムで相手と対峙しているタイミングがよい。

OKをもらえば、即ビデオチャット か その日のうちに相手方オフィスへ訪問して打合せをする。

鉄も打合せも熱いうちに

もちろん、その日に相手が時間がとれないかもしれないのは”折り込み済み”でダメ元で打診をする。相手がNGであれば、相手の都合に合わせればいいだけのこと。

ポイントは、最初の投げかけ。

まず相手の都合をうかがうこと(あくまで相手優先)。おまけとして、「なんなら今からでも」である。その日に打合せができたらラッキーくらいの気持ちで。

議題が複数あって決定事項を決めないといけない会議をのぞいては、僕はそうやって打合せをすすめている。

鉄は熱いうちに打ち、打合せも熱いうちに済ませたほうがいい。

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