《Gmail》仕事の生産性を5倍にするためのメール処理10の法則

《Gmail》仕事の生産性を5倍にするためのメール処理10の法則

ivcon
川添(@kawazoezoe)です。

仕事におけるコミュニケーションツールとしてのメールってまだまだよく利用されています。

僕はOutlookなどのメールクライアントは使っておらず、Gmail一択です。

すでに既知なものもあると思いますが、僕がGmailを使う上で実践している小ワザやルールを10個紹介します。

①「お世話になります」は入れない

メール冒頭のお決まりの挨拶フレーズですね。

会社員であれば通過儀礼的に必要かもしれませんが、フリーランスともなると仕事のパフォーマンスを重視したく、あまり意味をなさない言葉は極力使わないようにしています。

《実用度》★★★★☆

《私のNGフレーズ集》「お世話になります」「お忙しいところ」「バタバタで」

② 受信トレイにメールをためない

受信トレイ(=受信ボックス)トレイがカオス状態だとGmailを開くのも億劫になります。

トレイが空っぽの状態はとても気持ちがよいです。一度体感すると、それを維持したいという気持ちが作用するのでおすすめです。

《実用度》★★★★★

③ 即レス

メールを「即返す派」と一日のうちに「○回と決めて返す派」か、わかれるところですが、僕は前者の即レスです。

返事が、「Yes・No」で足りる内容は即レス、具体的になにか意見を求められてる場合は遅くとも翌日までには返すように心がけています。送った方も早く返ってきた方がいい場合もありますから。

《実用度》★★★★☆

時間をつくりたければ「即レス・即決・即行動」

④ 返信後はそのままアーカイブ

メールは基本相手とのキャッチボール。こちらが返信したら、ボールは相手に行きます。

次は相手の番なので自分は用無し状態。なので返信と同時に受信トレイからそのメールを「アーカイブ」して消し去ります。

④ 返信後はそのままアーカイブ

消すといっても削除するわけではなく、あくまでアーカイブ(貯めておくこと)です。Gmailの中には存在していて、必要であればGmail検索で呼び出せばOK。

これは上の②の「受信トレイにメールをためない」ための小技の一つです。

《実用度》★★★☆☆

⑤ 署名はコンパクトに

たいていふだんメールでやりとりする場合は、相手のことはすでにわかり得ています。

なので毎回長い署名をくっつけて送るのは、相手にとってうっとうしいだろうと思いコンパクトにしてます。

————————————-
川添祐樹(Yuki Kawazoe)
kawazoezoe@gmail.com

もっともはじめての相手とメールのやりとりする場合は、詳細を記した長い署名でもOKかと。

《実用度》★★☆☆☆

⑥ 複数のメアドはGmailに集約

複数の名刺を持って、別々のメールアドレスで仕事をしている人はこれを使わない手はないでしょう。

ドメインの異なる複数のメアドをGmailに登録すれば、各メアドでまとめて受信でき、さらに任意のメアドから送信もできます。つまりGmail上ですべてのメアドの送受信が完結するわけです。

僕の場合は3つのメアドを使い分けています。

《実用度》★★★★★

⑦ 特定メールは「ラベル」付与

上の⑥の続きでもありますが、複数のメアドで送受信すると、Gmailがカオス状態になります。

そうならないように自動的にラベル(目印)をつけるようにしています。

  • Aのメアドで送受信したメールは「A」というラベル
  • Bのメアドで送受信したメールは「B」というラベル
  • Cのメアドで送受信したメールは「C」というラベル

をそれぞれ付与するように設定しているので、互いにあべこべになって送信ミスもなくなります。

ちなみに「ラベル」というのはGmail独特の概念で、「タグ」みたいなもので、どんな種類のメールかを判別するためのいわば目印です。

⑦ 特定メールは「ラベル」付与

《実用度》★★★★☆

⑧ 不要メールは「フィルタ」適用

Outlookでいうところのいわゆるメッセージルールってやつですかね。

「ん?登録したっけ?」というようなメルマガや突然のDM、来ますよね?そんなメールは、「迷惑メールを報告」ボタンをポチッと押しましょう。次から受信トレイには入って来なくなります。

あと、たとえばなにかのWEBサービスを使うために会員登録すると、いろんなメールがやってきます。キャンペーンだったり、メルマガだったり…。

でも中には重要なメールも含まれているわけで、それらを一緒くたに不要メールとして「迷惑メールを報告」扱いにはできないのです。そんなときは「フィルタ」を適用します。

キャンペーンメールであれば、送信元のメアドがcampaign@***.comなど専用メアドになっていることがあるので、「そのメアドで送信されてきたらゴミ箱へ」と指定します。

専用メールでない場合は、メールの件名に着目します。たとえば「【限定セール】今だけ!会員だけのお得な***」であれば「メールの件名に【限定セール】を含むメールはゴミ箱へ」と指定します。

《実用度》★★★★☆

⑨ 添付ファイルはURL化して送る

相手に添付ファイルをメールするとき、ファイル容量が軽いといいのですが、重いようだと相手がそもそも受信できるか不安です。

そんなときはEvernoteに渡したいファイルを添付して、そのノートの「公開リンク」URLを相手に送り、ノートから直接ダウンロードしてもらっています。

この方法だと、たとえば一度送ったファイルに対して、あとから変更があっても、「さっき共有したファイルに一部変更があったので、公開URLを再度確認ください」とひと言伝えればOK。

メール添付でのやりとりだと、変更があるたびにいちいちファイルを送らないといけなくて、Evernoteだと1つのURLだけで済むのでシンプルです。

《実用度》★★★☆☆

この方法、下のページ内「[第14位] 添付ファイルの受け渡し」でも紹介しています。

Evernoteの使い方ベスト30!原稿作成、業務指示、パスワード管理、アイデアや音声メモなど

⑩ MailTab Pro for Gmailで即チェック

Mac専用のデスクトップアプリ「MailTab Pro for Gmail」を使っています。

インストールすると、画面右上にGmailのアイコンが表示され、メールを受信すると赤い色に変化して受信メール数を表示してくれます。

⑩ MailTab Pro for Gmailで即チェック

アイコンをクリックすると、そのままGmail画面が拡張されて通常通りのメール操作が可能です。

普通にブラウザでGmailを開いて操作するよりも断然早いです。即レスができるのは、このアプリのおかげです。

※この手のアプリは、Googleクロームの拡張機能にもたくさんあるかと

《実用度》★★★★☆

– – – –

以上、たぶんほかにも細かいテクとかアプリとかいろいろありますが、キリがないので上の10のルールで落ち着いています。

その他、僕がよく使っているクラウドサービスはこちらにまとめてます。参考まで。

生産性が10倍!糸島市在住フリーランスの私が仕事でよく使うクラウドサービス7つ《有料プラン》

(img via:Jurgen Appelo)

このブログは、Evernoteでネタを貯め、MindMeisterでアイデアを体系化・整理しています。